Työ: Wawina – pelillistetty sovellus työhyvinvoinnin parantamiseksi

Asiakas: HRteam – WaW

ohjelmistosuunnittelu, käyttöliittymä, sovelluksen ohjelmointi (MEANstack), palvelin ja käyttäjäsovellus

Julkaistu: Maaliskuu 2018

Työhyvinvointi on asia, jota ei pidä ottaa itsestäänselvyytenä. Useissa työyhteisöissä työhyvinvointiin liittyvistä asioista ei juuri puhuta ääneen, jolloin heikko vuorovaikutus pahentaa noidankehää. HRteam-WaW halusi pureutua näihin ongelmiin ja kehittää työkaluja niiden ratkaisemiseen. Yhteistyömme alkoi uudenlaisen pelillistetyn työkalun, Wawinan suunnittelusta ja totutuksesta. Wawinan tavoitteena on kartoittaa organisaation työhyvinvoinnin tilannetta reaaliajassa, tuoda työntekijöiden ääni kuuluville ja auttaa johtoporrasta huomioimaan työhyvinvoinnin tekijät osana organisaation kehitystä sekä tietenkin mitata muutoksen vaikuttavuutta.

Jotta henkilöstö voisi aidosti olla yrityksen tärkein voimavara, organisaatioita täytyy oppia johtamaan työhyvinvointi edellä. Työhyvinvointi on käsitteenä laaja-alainen ja sen vaikutukset heijastuvat laajasti koko organisaatioon. Huonosti voivassa työyhteisössä kommunikointi ei toimi, sairaspoissaoloja on paljon ja motivaatio yhdessä tekemiseen on alhainen. Tätä kautta työhyvinvoinnilla on suora vaikutus organisaation henkilöstökustannuksiin ja taloudelliseen tuottavuuteen.

Henkilöstön hyvinvointi, innostus ja työn imu muodostuvat moninaisista tekijöistä, jotka tunnistamalla ja huomioimalla johtamisessa yrityskulttuuri muuttuu paremmaksi. HRteam – WaWin toimitusjohtaja Seija Ovaskainen mallinsi strategista työhyvinvoinnilla johtamista väitöskirjassaan ”Perusterveydenhuollon toimintaa ohjaava johtamisjärjestelmä kaipaa rotia – Tutkimusmatka hoitohenkilöstön työhyvinvoinnilla johtamiseen”, tavoitteenaan valjastaa työhyvinvointiin vaikuttavat tekijät päivittäisjohtamisen käyttöön. Tutkimustietoa on edelleen jalostettu palvelutarjoamaksi, jonka ensimmäinen käytännönläheinen työkalu on pelillistetty organisaation muutosjohtamisen tueksi ja ohjaajaksi tarkoitettu Wawina-sovellus.

LÄHTÖKOHDAT JA TAVOITEET

Yhteistyön lähtökohtana ja tavoitteena oli luoda työhyvinvoinnin mittaamisen ja johtamiseen käytettävä sovellus, joka kartoittaa kunkin työntekijän hyvinvointia, kokoaa kartoituksen tulokset yhteen ja ohjaa johdon huomion työhyvinvointia edistäviin ja estäviin osakokonaisuuksiin, joihin panostamalla työhyvinvointia voidaan kehittää eteenpäin. Lisäksi sovellukseen tuli kuulua anonyymi keskustelukanava työelämästä puhumiseen oman työyhteisön sisällä, joka tarjoaisi johdolle ja esimiestasolle tilastotietoa rikastuttavia yksittäisiä nostoja työntekijöiden todellisista tuntemuksista ja ajatuksista.

Sovelluksen tavoitteena oli tuoda työhyvinvointi osaksi johtamisen työkalupakkia, mutta lisäksi laajentaa työyhteisön ja yksittäisten työntekijöiden näkökulmaa ja huomion kiinnittymistä omaan työhyvinvointiin ja -terveyteen, ruokkia yleistä keskustelua aiheesta ja parhaimmillaan muuttaa työpaikan arkea pysyvästi.

KUINKA YHTEISTYÖ ETENI

Wawina-sovelluksesta luotiin mobiililaitteilla ja selaimessa toimiva palvelukokonaisuus. Käyttö alkaa asiantuntijoiden vetämällä koulutuksella, jossa sekä henkilöstö että johto sitoutetaan työhyvinvoinnin seurantaan. Osana koulutusta organisaation lähtötilanne kartoitetaan Wawina-sovelluksella. Sovellukseen kirjaudutaan sisään käyttäjäkohtaisilla tunnuksilla. Käyttäjä vastaa päivittäin tai viikoittain, riippuen päätetystä käyttötavasta, muutamaan työhyvinvointia tai terveyttä koskeviin kysymyksiin. Vastaaminen tapahtuu helppokäyttöisellä mittaristolla. Kysymyksiä on eri kategorioihin jaoteltuna kymmeniä kutakin.

Työhyvinvointia estävistä ja edistävistä tekijöistä sekä näiden tekijöiden tärkeydestä karttuu tilastotietoa. Työntekijä näkee omassa käyttöliittymässään oman ja koko työporukan tilastokeksiarvoja esimerkiksi terveyteen, työn ja muun elämän yhteensovittamiseen tai johtamiseen liittyvistä vastauksista. Syvällisempi, mutta yhä keskiarvoihin perustuva tilastointi esitetään esimiehille ja organisaation johdolle erillisen hallintatyökalun puolella. Tilastojen avulla HRteam – WaWin asiantuntija ohjaa yrityksen tai organisaation työhyvinvoinnin kehittämistä sovituissa sykleissä.

Työhyvinvointia kartoittavien kysymysten lisäksi sovelluksessa on mahdollisuus kirjoittaa ”wawinoita” eli anonyymejä viestejä työpaikasta ja -oloista. Anonymiteetti kannustaa kertomaan vaikeistakin asioista avoimesti, ja lisää mahdollisuutta epäkohtien nopeaan esiin tuloon. Työkaverit voivat antaa plussaa tai miinusta kullekin kirjoitukselle siitä riippuen, kuinka hyödyllisiksi tai tärkeiksi he kokevat nämä asiat. Näin esimiehet pääsevät näkemään myös kunkin aiheen kriittisyysasteen ja laajuuden omassa työyhteisössä.

Työhyvinvointikysymyksiin vastaaminen ja “wawinointi” kerryttää työporukalle yhteistä pistepottia. Sovelluksen aktiivisesta käytöstä palkitaan koko työyhteisöä, jotta työporukka motivoitaisiin mahdollisimman tehokkaasti tähtäämään yhteiseen hyvään ja ymmärtämään työhyvinvoinnin vaikutuksen kokonaisuuden kannalta. Työnantaja voi palkita työyhteisön aktiivisuuden haluttujen pisterajojen kohdalla. Palkinnot voivat olla esimerkiksi työporukan kesken järjestettäviä virkistysiltapäiviä tai muuta yhteisöllistä ohjelmaa.

RATKAISU

Yhteistyö alkoi syksyllä 2017 meille tuttuun tapaan konseptisuunnittelulla, jossa linjattiin sovelluksen tavoitteita ja välttämättömät ominaisuudet. Tästä eteenpäin toteutus soljui eteenpäin ketterän kehityksen keinoin versio kerrallaan testaten ja hioen.

Huhtikuun 2018 alussa sovelluksesta oli pilottiversio valmiina. Meitä NordicEdulla tietysti kiinnosti myös oman työhyvinvointimme tilanne, joten ilmoittauduimme itse Wawinan koekäyttäjiksi. Wawinan koulutus ja varsinainen käyttö lisäsivät selkeästi omaa tietouttamme työhyvinvoinnin ylläpidosta ja yhteisen vastuun kantamisesta. Sovellus toimi odotetusti ja konsepti sai ajatuskoneistot käyntiin.

”NordicEdu toimi joustavasti yhteistyössä kanssamme. Prosessi eteni aikataulussa ja saimme myös vastauksia meitä askarruttaneisiin kysymyksiin. Kehittämisprosessin aikana oli turvallinen olo mahdollisten ongelmien ratkaisujen löytymiseksi.”

-Seija Ovaskainen, HRTeam – WaWin toimitusjohtaja